John Elias Hrenechen

Planejamento e Controle Orçamentário: Descubra como os Centros de Custo e Lucro podem melhorar o seu controle Financeiro e seus Indicadores.

Quer saber quanto cada área ou projeto da sua empresa está gastando ou ganhando? Saiba como diferenciar os conceitos de Centros e usa-lo para aprimorar sua gestão.

Neste Post faremos uma explanação sobre as diferença entre as categorias de centros (Centro de Custo / Despesa / Discricionários e Centro de Lucro / Resultado / Investimento). Analisando essas diferenciações, será possível melhorar as estratégias e o controle dentro de qualquer empresa.

Basicamente ao categorizarmos as receitas e despesas olhamos "COM O QUE” estamos gastando ou ganhando dinheiro e agrupá-las em centros de custo e lucro conseguimos analisar “ONDE” estas receitas e despesas estão acontecendo.

Todo gestor deseja obter, sempre, a maior eficiência e o mais alto nível de organização em sua empresa, a utilização do centro de custos na gestão é praticamente obrigatória, permitindo que se alcance mais eficiência nos assuntos financeiros e gestão de pessoal. Com os gastos alocados adequadamente em seus lugares, o empreendedor/gestor passa a poder identificar melhor quais são suas maiores despesas, quais delas tomam a maior fatia dos lucros e, ainda, verificar onde pode implementar melhorias, por isso pensar na melhor estrutura deve sempre envolver as áreas envolvidas e se escolher em conjunto com outros gestores qual o melhor caminho e nível de visão e detalhamento que se pretende alcançar.

Pois a SINERGIA e o COMPROMISSO entre todos é que faz de uma EMPRESA o que ela é !

Por exemplo: Digamos que haja uma conta contábil ou Classe de Custo "Salários e Ordenados" em sua contabilidade. Esta conta ou item pode valer tanto para a área corporativa, produção, apoio, filiais, ou para departamentos como Contabilidade, Financeiro, Recursos Humanos, Marketing, Comercial, Planejamento e Controle entre outros. Então, indicar o centro de custo referente ao item irá ajudar a organizar melhor as informações financeiras e mensurar os indicadores de desempenho (KPI's), desta forma o gestor saberá quanto a conta "Salários e Ordenados" representa em cada divisão (Centro de Custo) e pode traçar planos de ação específicos para cada área de forma a trabalhar diretamente no gargalo existe e aumentar o ganho da companhia.

Em outras palavras, o gestor terá acesso a uma base ainda maior de informações, passando a ter uma visão infinitamente mais clara na hora de analisar a rotina de sua empresa e estabelecer planos de ações e novas estratégias que o ajudarão a obter melhores resultados. Não adianta simplesmente aglomerar pessoas e atividades num único centros e afirmar que aplica o conceito de Shared Services (unidades autônomas de Serviços Compartilhados) e tentar fazer gestão. Há a necessidade da modelagem e padronização dos processos, de reestruturar a empresa para se adequar aos novos conceitos e cultura, integrar os sistemas e a comunicação, transformando a visão dos Centros ou serviços compartilhados em PARCEIROS INTERNOS.

DICAS PRÁTICAS

Quando mais centros de custos e de lucros sua empresa tiver, mais detalhamento sobre a movimentação financeira você terá. Aqui vale uma analise criteriosa, pois a quantidade ideal é variável e será definida pelo perfil da empresa e seu NÍVEL de GESTÃO e MATURIDADE nos PROCESSOS, cada caso deve ser analisado. (Normalmente na implantação ou reestruturação de centros é uns dos pontos mais debatidos), fiquem a vontade para pontuar nos comentários.

Se você está começando a realizar esse processo, pode dar os primeiros passos separando pelas principais áreas da empresa como: RH, Financeiro, Produção, Comercial, entre outros.

Se você possui mais de uma filial, é importante ter distinção entre os centros de custos e de lucros de cada uma das filiais, para identificar as finanças de forma separada.

Além de separar por departamentos, você pode também definir centros de custos e de lucros por projetos ou campanhas de vendas, atualmente softwares como SAP é possível trabalhar essa abertura de Centro através de Ordens:Ordens Internas / Ordens de Investimentos / Ordens de Produção / Ordens de Manutenção/ Ordens de Abastecimento / Ordens de Prestação de Serviços / Ordens de Projetos, entre outras dependendo do porte da empresa. A vantagem da abertura por ordens é a possibilidade de realizar a analise especifica de um gasto ou diversos gastos dentro de um mesmo Centro de Custo.

Existem atualmente vários sistemas que realizam a organização automática das informações dos centros de custos e de lucros. Porém, se você não tem como comprar um software específico para isso, comece com uma planilha Excel , compartilhada entre os profissionais responsáveis em sua empresa; (Se precisar de auxilio na criação de sua planilha, podem me solicitar).

Antes de Iniciarmos as descrições de Cada Centro, vai mais uma Dica:

1. Manter as coisas SIMPLES para o nível de cada organização é o melhor caminho, para quem esta começando;

2. Preferivelmente, definir UM, resposavél para cada Centro;

3. Realizar Reuniões Periódicas / Semanais /Mensais com os responsáveis para MAXIMIZAR o resultado Financeiro e analise dos Indicadores.

CENTRO DE DESPESA

Centros de despesas são as partes da empresa que não contribuem diretamente para o lucro. Eles se dividem em duas grandes categorias: Centros de custos e Centros de despesas discricionárias ou segmentados entre Produtivos e Administrativos

Centros de custo (Produtivo)

Centro de custo pode ser uma unidade, divisão ou departamento dentro da empresa, podendo também ser dividido em níveis de decisão, controle e responsabilidade e que executem uma função específica, sendo o menor segmento coletor e agrupador de gastos e responsáveis pela alocação de um determinado nível de produção ou serviço a um preço acordado ou estimado, porém não controlam as receitas ou o nível de investimento, podendo ser divido ainda em Centro de Custo-Padrão:

Centro de Custo-Padrão: São aqueles que tem como características: As entradas medidas em termos monetários e as saídas são medidas em termos físicos; e há uma relação direta entre a entrada e a saída correlação próxima de um. A análise do custo-padrão é fundamental ao entendimento deste centro.

Como modelo de exemplo, temos o setor produtivo, cuja eficiência é medida pela quantidade de insumos consumida para promover o atendimento de determinado nível de demanda, o que é realizado mediante a analise das variações dos custos reais face aos custos-padrão. Sendo entendido por custo-padrão “o montante que a empresa acha que um produto ou a operação de um processo por um período de tempo deveria custar, com base em certas condições presumidas de eficiência, de situações econômicas e de outros fatores internos.”

Vantagens deste tipo de adoção: *Análise de custos; *Permitir comparação do esperado ou orçado com o real; *Analisar as diferenças ou variação (entre o esperado e o real), tentando identificar as causas e reduzi-las quando as variações forem desfavoráveis, e reconhecer o mérito dos responsáveis pela variações favoráveis, ou propor revisão do padrão; *Sanar as deficiências, propondo medidas corretivas; *Mensurar desempenho dos responsáveis; *Determinar preço de transferência.

Centros de despesas discricionárias (Administrativo)

Centros de despesas discricionárias fornecem serviços internos e não estão ligados diretamente a produção, a correlação existente entre a entrada e a saída é afastada de 1, ou seja, “podem não ter qualquer relação particular com o volume de atividade”, mas que são absolutamente necessárias ao funcionamento da empresa, são recomendados, portanto para controlar unidades que produzem resultados não mensuráveis em termos financeiros (departamentos de apoio, administrativo) ou para as unidades que apresentam fraca correlação inputs/outputs (pesquisa e desenvolvimento de marketing / propaganda, jurídico..), não há como mensurar eficiência, e sim eficácia.

Portanto, o desempenho de centros de custos discricionários podem ser medidos pela análise do gasto autorizado (dotação orçamentária) com o gasto efetivo, e pela concomitante análise das atividades prestadas (muita das vezes são serviços a outros departamentos da empresa) como o grau de satisfação dos usuários ou o nível de integração e desenvolvimento das outras áreas.

Condução das Despesas

Através da aplicação de métricas especializados para os centros de despesas (Produtivo e Administrativo) , os gestores podem reconhecer o potencial de contribuição para o aumento da receita e do lucro, porém empresas que não aplicam métricas de planejamento, acabam por negligenciar as oportunidades de ganho, uma vez que os resultado apenas acontecem, sendo possíveis de previsão ou não.

Basicamente em Planejamento Orçamentário, o centro deverá receber certa quantia e fazer uso independente dela, de modo a corresponder à expectativa de rendimentos. Se gerenciado de maneira correta o resultado é que haverá um melhor controle financeiro, aliado ao bom desempenho da empresa como um todo, se não gerenciado corretamente, será possível analisar pelo prisma dos KPI's e confronto de Orçado vs Realizado.

CENTROS DE RECEITA

Existem com o objetivos de estruturar as atividades de venda dos produtos de uma organização. Tipicamente, um centro de receita adquire produtos acabados da divisão de fabricação ou produção e é responsável pela venda e distribuição destes produtos. As saídas podem ser mensuradas, portanto, em termos monetários, entretanto, as entradas não, afinal, o gestor deste departamento não é responsável pela formação do preço dos produtos. O centro de receita existe com finalidade de organizar atividades como Atividades Logísticas; Atividades de Venda. Seu desempenho é medido através do market share (tamanho de participação no mercado), mix de produtos, entre outros. A abordagem do centro de receita avalia o centro de responsabilidade baseado somente nas receitas que ele gera, porém a maioria desses centros incorrem custos de venda e custos com mão-de-obra e comercialização e podem apresentam vários graus de controle sobre esses custos.

CENTRO DE LUCRO

Os centros de lucro são centros de responsabilidade em que é controlado as receitas e os custos dos produtos e serviços que são produzidos. Podendo ser entendido como uma unidade individualizada (uma empresa,uma fábrica, uma área independente, etc.) ou o departamento de uma empresa que é responsável pelos seus próprios custos, ganhos e, consequentemente, pelos seus próprios lucros. Geralmente, os gestores de um centro de lucros têm grande liberdade de tomada de decisão, gerindo os seus setores com uma empresa autônoma decidindo, por exemplo, sobre o nível de produção, forma de produção e forma de comercialização, estando sujeitos apenas a algumas limitações de ordem estratégica como o preço, a estratégia de marketing ou o posicionamento do produto. Assim, os centros de lucros são por vezes designado também por centros de responsabilidade na medida em que neles é efetuada a gestão dos custos e das receitas dos produtos e serviços por eles produzidos. Não existe uma regra especifica que diz: para cada centro de despesa deverá haver um centro de lucro, essa relação pode ser de vários para um, ou de um para um, o importante aqui é existir apenas um centro de Lucro, para se manter um nível aceitável de gestão. O responsável pelo centro será eficaz se alcançar a meta pré estabelecida, entretanto, só será eficiente, se proporcionar a empresa o maior lucro, em termos absolutos (receitas – despesas = lucro).

CENTRO DE INVESTIMENTO

Quando os gerentes locais têm responsabilidades descritas para os centro de lucro, e também têm responsabilidade e autoridade para decidir sobre o capital de giro e os ativos físicos investidos no centro, temos os centro de investimentos. Seu desempenho é avaliado principalmente pelo retorno sobre investimento. Seu sucesso é, portanto, medido não só por seu lucro, como também pelo relacionamento deste lucro com seu capital investido. Há uma relação direta entre a entrada (custos) e saídas (receitas) ou seja, saída líquida (lucro) , relacionando também com o capital empregado. O responsável pelo centro será eficaz se alcançar a meta pré estabelecida, entretanto, só será eficiente, se proporcionar a empresa o maior retorno mediante o menor uso de recursos possível, em termos relativos (lucro / ativo).

Benefícios dessa prática

Ao organizar as movimentações financeiras dessa forma, o gestor conseguirá entender melhor em qual área está gastando mais e de que forma está tendo melhor retorno financeiro.

Saberá qual departamento ou qual campanha de venda tem melhor relação custo x benefício.

Ao entender as despesas e ganhos, os responsáveis pelos Centros de Custo se sentirão mais responsáveis e mais participativos na gestão da empresa.

Essa organização ajudará a entender de que maneira é possível distribuir melhor o orçamento anual, identificando quais áreas demandam mais dinheiro para realizar suas operações.

E sabendo o retorno que cada departamento ou projeto traz, o gestor também conseguirá definir metas de faturamento futuras, baseando-se na receita gerada nos últimos períodos.

EM RESUMO

No desenho de um sistema de Centro é extremamente importantes as considerações sobre a amplitude na definição das entradas, arquivos, usuários e as saídas das Informações, consolidação, relatórios, analises, gráficos, apresentações e simulações.

Tais considerações nortearão os recursos e os custos que deverão ser alocados ao desenho e à implantação do sistema, em última análise, o grau de suficiência ou dependência de que disporá o sistema, quando for operacionalizado.

AUTOR: John Elias Hrenechen, formado em Administração pela Universidade Federal de Mato Grosso - UFMT e expertise profissional nas áreas de Planejamento e Controle Orçamentário; Gestão de Custos e Controle Agrícola.

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https://www.linkedin.com/pulse/planejamento-e-controle-or%C3%A7ament%C3%A1rio-descubra-como-os-john-hrenechen

John Elias Hrenechen
  • John Elias Hrenechen Administrador
  • Graduado em Administração pela Universidade Federal de Mato Grosso e Pós Graduação em Finanças e Controladoria , com ênfase em Planejamento e Custos e Finanças; implementou com sucesso projetos nestas...

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